Sistem Pengarsipan Dan Monitoring Surat Menyurat Di Dinas Pendidikan Gresik
DOI:
https://doi.org/10.51903/pixel.v18i2.3369Abstract
The manual archiving process within the Gresik Education Office continues to encounter significant challenges, including difficulties in correspondence tracking, document misplacement, and inefficiencies in disposition management. To address these issues, this study proposes the design and implementation of a Web-Based Archiving and Correspondence Monitoring System developed using the Waterfall methodology. The system aims to facilitate the digital transformation of administrative correspondence through three primary pillars: secure user authentication, flexible digital workflows, and compliance with electronic archival standards. Core features include centralized document management, automated disposition processes, electronic signature verification, and real-time notification integration via WhatsApp. Implementation results demonstrate that the proposed system enhances efficiency, traceability, and accountability in correspondence management at the Gresik Education Office.
References
[1] A. N. Rizki, M. A. Marsaoly, dan S. Rahmah, “Sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar (SIPATRA) Biro Umum Setda Prov. Sultra,” Nolsatu JUTEKOM, vol. 1, no. 3, hlm. 89–100, 2025.
[2] R. S. Rosma dan S. Riyadi, “Optimalisasi pengelolaan administrasi surat masuk dan keluar pada Bagian Umpeg Dinas Pendidikan Kota Palangka Raya,” Jurnal Sains Student Research, vol. 3, no. 6, hlm. 1093–1101, 2025.
[3] A. Syaebani, D. V. Tyasmala, R. Maulani, E. D. Utami, dan S. N. Wahyuni, “Pengembangan sistem informasi pelayanan surat menyurat (SIRA) berbasis website dengan menggunakan Framework Codeigniter,” Joismamikom, vol. 1, no. 1, hlm. 31–38, 2022.
[4] G. S. Akbar dan E. Junianto, “Aplikasi pengelolaan dan monitoring surat menyurat secara online di Humas Kota Bandung,” eProsiding Teknik Informatika (PROTEKTIF), vol. 2, no. 1, hlm. 233–238, 2021.
[5] M. A. Londa, Y. A. Wee, dan M. Radja, “Sistem informasi monitoring disposisi surat masuk dan surat keluar berbasis website,” Matrik: Jurnal Manajemen, Teknik Informatika, dan Rekayasa Komputer, vol. 21, no. 2, hlm. 377–386, 2022.
[6] E. T. P. Pranata dan F. Lazim, “Rancang bangun sistem pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar berbasis web,” Jurnal Sains Student Research, vol. 3, no. 4, hlm. 661–672, 2025.
[7] Y. D. Soro, “Sistem informasi E-Arsip surat menyurat berbasis web pada Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Ende,” JURSIMA, vol. 9, no. 2, hlm. 99–106, 2024.
[8] S. Suminten, R. Rani, F. Roni, dan S. A. W. Indarti, “Perancangan sistem informasi pengelolaan surat menyurat berbasis web pada STAI Muhammadiyah Suminten,” Teknika, vol. 15, no. 2, hlm. 257–264, 2021.
[9] P. A. Anderson, S. Tendean, dan Hendro, “Rancang bangun sistem informasi arsip surat masuk dan keluar berbasis web pada Kantor Desa Hibun Kecamatan Parindu,” Jurnal InTekSis, vol. 12, no. 1, hlm. 65–71, 2024.
[10] A. T. P. Bria, Y. K. Ethelbert, F. N. Indriyati, dan F. Nyong, “Pengembangan sistem penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Desa Oringbele Kecamatan Witihama Kabupaten Flores Timur,” Jurnal Abdi Masyarakat Indonesia (JAMSI), vol. 4, no. 4, hlm. 933–948, 2024.
[11] C. Kamalia, H. I. Edowai, dan E. A. Pusvita, “Aplikasi pengarsipan surat di Kantor Koperasi TKBM Pelabuhan Laut Nabire berbasis web,” Jurnal Teknologi dan Informatika, vol. 1, no. 2, hlm. 10–18, 2024.
[12] A. F. Sandy, L. Herlinda, dan Lukman, “Rancang bangun sistem informasi administrasi surat menyurat berbasis PHP di Yayasan Insan Peduli Sejahtera,” Jurnal Insan Peduli Informatika (JIPETIK), hlm. 86–96, 2024.
[13] S. Supriyaddin, A. Prayudi, dan B. A. Saputra, “Pengembangan sistem pengarsipan surat sekolah berbasis website,” Jurnal Inovasi, Evaluasi, dan Pengembangan Pembelajaran (JIEPP), vol. 4, no. 3, hlm. 348–355, 2024.
[14] R. A. Wijaya dan D. L. Fithri, “Pelatihan sistem informasi pengarsipan surat masuk keluar berbasis web melalui E-Arsip di Balai Desa Gribig,” Jurnal Pengabdian Masyarakat, vol. 4, no. 2, hlm. 362–371, 2025.
2.png)
